Dicas

Como organizar reuniões produtivas?

Todos os dias somos convocados para inúmeras reuniões. Elas deveriam ser feitas para solucionar problemas, mas na maioria das vezes, saíamos delas sem as soluções.

Já ouvi diversas vezes as pessoas falando que elas não servem para nada, mas deveriam servir! Uma reunião mal organizada ou mal coordenada pode destruir os objetivos e ser ineficaz. Vamos a algumas dicas de como fazer reuniões produtivas:

1º. O que é uma reunião e para que serve?

A reunião é um processo de troca de ideias e experiências sobre determinado assunto. Ela conta com vários envolvidos, que após exposição dos fatos chegam a uma decisão ou conclusão.

2º. Quais os elementos fundamentais da reunião?

Convocar pessoas que não tenham haver com o que será discutido apenas como ouvintes, não é uma boa ideia, convoque apenas pessoas que serão essenciais para as tomadas de decisões e solução dos problemas. Os outros envolvidos podem saber o que foi decido, com a posterior leitura da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva.

A reunião deve ter seus objetivos bem claros. Todos os envolvidos devem saber assim que convocados qual é o objetivo e o que será discutido na mesma. Nela será comunicado algo? Será decido? Será mudado? A pauta serve para orientá-la, dar as diretrizes do que deve ser discutido e resolvido. Na primeira convocação é importante que mesmo que superficialmente, seja feita uma pauta inicial, para que os envolvidos se preparem para a mesma e até sugiram outros temas a serem discutidos, que tenham haver com o objetivo geral. A pauta definitiva deve ser entregue a todos, no dia para que possam acompanhar.

A determinação da hora de início e término da reunião é essencial. Ela deve ser encerrada quando todos os assuntos descritos na pauta forem solucionados ou com as indicações de quem ficará responsável em resolvê-los. É importante ficar atento à duração, reuniões longas são cansativas e perdem o foco.

O líder, geralmente é quem convocou a reunião, mas pode ser designado na hora, ele tomará conta para que todos os pontos da pauta sejam discutidos e solucionados, ou dar às diretrizes.

Outro ponto importante é direcionar um secretário, não precisa ser um oficial, mas é importante designar alguém, que irá ouvir e passar para o papel o que foi discutido e resolvido. A ata da reunião serve para oficializar o que foi dito e quem serão as pessoas designadas por cada ação.

Criar uma política é fundamental para que não haja ruídos na comunicação. Após a reunião, o(a) secretário(a) deve enviar a todos os participantes a cópia da ata, assim eles verificaram se foi descrito tudo e se deve ser acrescentado algo. Assim que todos concordarem, ela pode ser encaminhada para que outros tomem conhecimento ou providenciam a necessidades levantadas.

O que não pode faltar na ata da reunião: motivo, data, horário, duração, líder, secretário, participantes, tópicos discutidos, decisões tomadas e distribuição das tarefas.

3º. O que pode atrapalhar a reunião?

É importante que para ocorrer no tempo previsto e que transcorra tudo bem, não haja interrupções, como: telefonemas, torpedos, mensagens de e-mails. Exceções são inevitáveis, mas vale o bom senso.

Cuidado! Temas fora da pauta, assuntos paralelos, reuniões longas, representatividade dos participantes, mal planejamento, liderança inábil e falta de conclusão são apenas algumas coisas que podem atrapalhar o desenvolvimento da reunião.

4º. Como se comportar em uma reunião?

Fique atento as palavras que você utiliza e pense bem antes de falar. Antes de se expressar, explique abertamente como você enxerga o problema. O debate pode ser o momento mais produtivo da reunião.

Gostou das dicas? Então faça uma análise do seu desempenho nas últimas reuniões. E ai? Tem aplicado tudo? Então não deixe para amanhã convoque uma reunião para alinhar como devem ser as próximas reuniões. Não esqueça as dicas!

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